Prof. dr. Andrius Stasiukynas, Mykolo Romerio universiteto (MRU) Valstybės valdymo ir lyderystės studijų programos vadovas
Tikriausiai visi esame susidūrę su jausmu ir situacija, kada labai „trūksta laiko“. Ir ypatingai jis stiprėja artėjant metų sandūros šventėms, kai būtina pasiruošti ir „kalnus nuversti“ namuose bei suspėti užbaigti veiklas profesiniuose darbuose. Kas tada nutinka mūsų veiklose? Daugelį ištinka chaosas. Smunka darbų atlikimo kokybė, nes skubama juos ne atlikti, o jai atsikratyti. Kyla bloga savijauta, stresas, kurį gali lydėti ir pervargimas, „perdegimas“... Kaip suderinti veiklas, viską suspėti ir likti „neperdegus“?
Laiko valdymo specialistai daugelį metų nagrinėja šį fenomeną ir ieško būdų, kurie leistų suvaldyti-pristabdyti tirpstantį laiką.
Žiūrint istoriškai, galime išskirti kelis etapus: (i) praėjusio šimtmečio penktajame – šeštajame dešimtmečiuose daug dėmesio buvo skiriama vadybiniams sprendimams tobulinant darbotvarkę; (ii) devintasis dešimtmetis pasižymėjo gyvenimo tikslų, veiklos prioritetų išskyrimo metodų gausa; (iii) šio šimtmečio pradžioje daug dėmesio buvo skiriama asmens psichofiziologinėms savybėms, jų pažinimui ir panaudojimui produktyviam laiko panaudojimui.
Įdomu tai, kad nors visi atsikeliame ryte su panašiu, 24 valandų, laiko biudžetu, šį išteklių naudojame skirtingai ir matome skirtingų asmenų skirtingus pasiektus rezultatus. Efektyvus darbo ir asmeninių įsipareigojimų subalansavimas gali būti iššūkis, tačiau galima taikyti tam tikras strategijas, kad išlaikytumėte pusiausvyrą ir išvengtumėte streso.
Šiuo metu viešojoje erdvėje pilna įvairių patarimų ir siūlomų metodų, kaip valdyti laiką. Svarbu yra rasti sau tinkamus. Žemiau pateikiu šiuo metu populiariausius.
Nustatykite, kas jums yra svarbiausia – savo prioritetus. Atrodo, kad banalu, viskas yra svarbu, tačiau ar bandėte kada įsivardinti, kokie yra svarbiausi jūsų gyvenimo dalykai, kurie suteikia jūsų gyvenimui prasmę? Ar esama tokio dalyko, kurio iki šiol nedarėte, tačiau kuris, jei nuolatos jį darytumėte, iš esmės pakeistų jūsų asmeninio gyvenimo kokybę? Koks dalykas galėtų taip pat pagerinti jūsų profesinės veiklos rezultatus?
Pabandykite atsakyti į šiuos klausimus ir užsirašyti – nustatykite, kurie uždaviniai yra svarbiausi tiek darbe, tiek asmeniniame gyvenime. Tai padės jums sutelkti dėmesį į tai, kas turi didžiausią poveikį jūsų gyvenimui ir darbo rezultatus. Prioritetų nustatymas padeda geriau valdyti laiką ir išvengti jausmo, kad turite atlikti viską iš karto.
Naudokite planavimo įrankius ir kalendorius, kurie leidžia lengviau matyti, kada turite laiko pasiruošimui ir kada laukia svarbūs renginiai ar susitikimai. Tai padeda suplanuoti užduotis taip, kad neturėtumėte per daug užimtumo vienu metu. Galite naudoti elektroninius kalendorius (pvz., Google Calendar), kuriais galite dalintis su šeimos nariais ir matyti kada kas ką turėtų veikti. Pasirūpinkite, kad kiekvienai užduočiai būtų paskirtas konkretus laiko tarpas, o ne bandykite viską atlikti per vieną dieną.
Užduočių sąrašai („to-do list“) – vienas paprasčiausių, bet veiksmingas įrankis. Susidarykite sąrašą su visomis šventinėmis užduotimis (dovanų pirkimas, namų dekoravimas, šventinė vakarienė ir t.t.). Išskirkite svarbiausias, svarbias ir mažai svarbias. Pirmiausia atlikite svarbiausias užduotis, o mažiau svarbias palikite vėlesniam laikui.
Laiko blokavimas („Time Blocking“) – tai metodas, kai užduotims atlikti skiriate tam tikrus laiko blokų segmentus ir grupuojate pagal turinį panašias užduotis. Atskirkite kūrybos reikalaujančių užduočių laiką nuo rutininių darbų, kasdienines namų ruošos veiklas nuo šventinių pasiruošimų, numatykite dienos dalį poilsiui ir t.t.
60-20-20 taisyklė. Ši taisyklė rekomenduoja griežtai suplanuoti tik iki 60 proc. viso dienos laiko, likusius 20 proc. palikti spontaniškoms veikloms ir 20 proc. „laiko vagiams“. Ši taisyklė padeda išlaikyti pusiausvyrą, kai netikėtai užgriūna kalnai neplanuotų užduočių.
Gebėkite pasakyti „ne“ nereikšmingoms veikloms, „laiko vagiams“. „Laiko vagys“ – veiklos naudojančios jūsų laiką, bet pridėtinės vertės jums nekuriančios. Tai gali būti nereikšmingi panaršymai socialiniuose tinkluose, užsitęsusios kavos pertraukėlės ir t.t. Būti pasiruošusiam atsisakyti kai kurių pasiūlymų ar įsipareigojimų yra labai svarbu, kad išlaikytumėte pusiausvyrą. Tai gali būti sunku, ypač jei jaučiate atsakomybę, tačiau negalite visur dalyvauti ar prisiimti visų užduočių.
„Pomodoro“ technika, kai dirbate su 25 minučių laiko tarpias, po kurių seka 5 minučių pertraukos. Po 4-5 ciklų darykite 15-20 minučių pertrauką. Tai padeda palaikyti aukštą produktyvumą ir išvengti perdegimo, nes reguliarios pertraukos padeda atsipalaiduoti ir atgaivinti energiją. Įdomu, kad pavadinimas kilęs iš prisukamo laikmačio-pomidoro, kurie dažni buvo mūsų virtuvėse prieš kokius 20-30 metų.
Nepamirškite veiklų, padedančių palaikyti emocinę pusiausvyrą – išlaikykite bendravimą su kolegomis ir artimaisiais. Jei manote, kad jums sunku subalansuoti darbo ir asmeninius įsipareigojimus, svarbu apie tai kalbėti su kolegomis ir šeimos nariais. Atviras ir nuoširdus bendravimas gali padėti rasti sprendimus ir išvengti nesusipratimų ar nereikalingo streso.
Svarbu nepamiršti, kad nepakanka planuoti, reikia disciplinos laikytis plano, taigi laiko valdymas – tai savęs valdymas.